Zarządzasz czasem, czy on zarządza Tobą? Umiesz planować, hierarchizować obowiązki, czy gubisz się w natłoku pracy? Potrafisz odmawiać, gdy wiesz, że nie masz już sił i możliwości, by w 100% wykonać zadanie? Bierzesz na siebie zbyt wiele i przez to nie wykonujesz swojej pracy najlepiej, jak się da? Jeśli na choć jedno z tych pytań odpowiedziałeś „tak” – ten tekst jest dla Ciebie!

Każdy z nas wykonuje wiele obowiązków. Praca, szkoła, rodzina, zainteresowania i pasje, odpoczynek, sen. Doba ma jednak tylko 24 godziny i choć chcemy „wycisnąć” z niej jak najwięcej, często takie działanie obraca się przeciwko nam. Zmęczenie i stres to najwięksi wrogowie skutecznego zarządzania czasem, planowania, czy efektywnego wykonywania powierzonych obowiązków. Nie raz pewnie miałeś tak, że starając się umiejętnie połączyć wszystko – i wpisując w kalendarz sprawy na dziś – nieoczekiwanie przybierały one inny obrót i to nie Ty zarządzałeś czasem, tylko on Tobą.

Co zrobić, by doba starczyła na wszystkie zaplanowane zadania i została Ci jeszcze chwila dla siebie? Poniżej kilka uwag i stwierdzeń mądrzejszych ode mnie. Kto mnie zna, wie, że czasem nieudolnie staram się pogodzić wszystkie obowiązki. Od jakiegoś czasu hierarchizuję zadania i przekazuję obowiązki innym – zadanie wprawdzie niełatwe, ale potrzebne. Człowiek uczy się przez całe życie…

Jak zarządzać czasem?

fot. flickr.com/destroysall

Po pierwsze – planuj

Zaplanowanie zadań to połowa sukcesu. Zgodnie z regułą 10/90 – 10% czasu poświęconego na planowanie i organizację zadań, zaoszczędzi 90% potrzebnego na ich realizację. O tym, że dobry plan to podstawa mówi nam również zasada Pareto, zgodnie z którą 20% naszego czasu daje aż 80% rezultatów. A więc 20% ludzi zabiera nam 80% czasu, czy 20% książki zawiera 80% istotnych treści. Brzmi znajomo? Jak więc znaleźć to 20% i wykorzystać je prawidłowo?

Wbrew pozorom to bardzo proste i my, KSM-owicze, uczymy się tego, lecz nie zawsze potrafimy przełożyć na codzienne życie. Określa to podział priorytetów na ćwiartki. Chodzi o to, żeby nie wszystko robić na „hura”, lecz zacząć świadomie i czasem bezwzględnie hierarchizować obowiązki i zadania. Dla każdego matryca będzie wyglądała inaczej. Wszystko zależy od postawionych sobie celów. Dla kogoś podstawą będzie wyjście na spacer z córką i będzie umiał temu podporządkować wszelkie działania, dla kogoś innego – wykonanie projektu na dużą skalę. Niezależnie od zakładanych efektów poszczególne ćwiartki wyglądają tak samo. Pierwsza określa sprawy ważne, naglące, takie, które nie mogą już czekać – kryzysy do zażegnania, zadania, którym kończy się deadline. Druga ćwiartka to sprawy ważne, choć niepilne – rekreacja, budowanie związku, czy praca nad nawykami. Trzecia – nieważne, choć pilne – określa niektóre telefony, maile, spotkania. I w końcu czwarta – niepilne i nieważne – „pożeracze czasu”, przyjemności. Choć „włożenie” aktywności w poszczególne ćwiartki nie jest proste, pilnując ich przestrzegania jesteśmy w stanie pracować bardziej efektywnie, zgodnie z zamierzeniami, nie rozdrabniając się. Należy pamiętać jednak o podstawowym założeniu –decydujemy, które działania znajdą się w poszczególnych ćwiartkach, ale odkładanie ich i przesuwanie w nieskończoność także nie jest dobrą i odpowiedzialną metodą. Budowanie relacji, czy zaległe sprzątanie mieszkania – odkładane na później – potrafią się niepotrzebnie spiętrzyć i wywołać spory, czy niedopowiedzenia.  Pierwsza ćwiartka zabiera 90% naszej aktywności, zazwyczaj czwarta – pozostałe 10%. Nie wolno jednak pomijać ćwiartki drugiej oraz trzeciej. Mimo iż z pozoru wydają się nam zbędne, są bardzo istotne dla naszego dobrego rozwoju, określania misji, celów, czy po prostu higieny naszego życia.

Podstawą skutecznego działania jest przede wszystkim delegowanie zadań, zdanie sobie sprawy, że często to, co bierzemy na siebie, to za dużo jak dla jednej osoby. Jak mówił Qubein:

Nic nie da więcej siły w życiu niż skoncentrowanie całej swej energii na ograniczonej liczbie celów.

Salami, ser i części

Powyższe słowa wbrew pozorom nie odnoszą się tylko do jedzenia. To nazwy kilku zasad, które umożliwiają nam dobre zarządzanie czasem, jaki posiadamy. Często jest tak, że widząc ogrom pracy nad jakimś zadaniem, czy projektem mamy poczucie lęku i zamiast je realizować, wolimy zając się czymś innym (studenci, sesja, sprzątanie – brzmi znajomo?).

To, co stoi przed nami, wcale nie musi być takie przerażające, gdy podzielimy zadanie na mniejsze części! Uporanie się z dużymi sprawami jest łatwiejsze dzięki metodzie plasterka salami, która mówi nam, że działania należy dzielić na mniejsze, mniej obciążające i realizować w odpowiednim tempie, z określonym wyprzedzeniem.

Podobnie sprawa ma się z metodą sera szwajcarskiego – tu prócz podziału, robimy dziury tradycyjne dla tego rodzaju sera – czyli przerwy pomiędzy wykonywaniem pracy. Takie działanie pozwala nam oswoić się z projektem, nabrać dystansu i lepiej spojrzeć na niego, odsuwając potencjalne błędy w daleki kąt.

Na koniec chciałabym przytoczyć również zasadę podziału na części – czyli wymuszonej wydajności. Nigdy nie jest wystarczająco dużo czasu, żeby zrobić wszystko, ale zawsze jest dość czasu, żeby zrobić to, co najważniejsze, a pozostałe sprawy „poporcjować”.

Myślisz: pięknie napisane, ale jak wprowadzić to w życie? To proste i myślę, że najlepiej określają to słowa Issaka Dinesena:

Stoi przed Tobą wielkie i trudne zadanie, które wydaje Ci się wręcz niemożliwe do realizacji? Jeśli każdego dnia będziesz coś robił, nagle okaże się, że praca wykonała się sama.

Dlatego nie odkładaj, ale działaj – rozważnie i z dobrym planem.

Jak zarządzać czasem?

fot. flickr.com/bohman

Powiedz “nie”!

Kolejny ciężki temat to asertywność i umiejętność powiedzenia „nie”! Nie jest to łatwe i ćwiczyć musimy właściwie każdego dnia. Ktoś chce nam dać kolejne zadanie, wysłać na dziesiąte z rzędu szkolenie. Choć propozycja wydaje się kusząca, w głowie zapala się lampka: OK, fajnie, tylko kiedy? Mam przecież kolokwium, do skończenia projekt, jestem umówiona do lekarza i chciałam iść do teatru. Ale… może z czegoś zrezygnuję i zdążę… To najgorsze, co możemy zrobić. Szacunek dla siebie i drugiej osoby oraz odpowiedzialność to także umiejętność odmawiania. Nie dlatego, że Ci się nie chce, lecz przez to, że wiesz, że zadania nie jesteś w stanie wykonać dobrze lub mogą na tym ucierpieć aktywności z pierwszej ćwiartki, którą zaplanowałeś. Nie zawsze musisz robić wszystko i wszędzie się angażować. Ważne jest jednak, aby osobie, która Cię o coś prosi i odmawiasz – przedstawić konkretne powody swojej decyzji. Nie pozostawiać ze sformułowaniem: Nie, bo nie. To nic nie daje, a tylko budzi frustrację.

Ostrzenie piły

Dochodzimy do kolejnego działania, z którym, mówiąc szczerze, mam największe problemy i uczę się tego każdego dnia. Ostrzenie piły. Odpoczynek, rekreacja, sport, pasje, wyjścia ze znajomymi –zapominamy o nich, albo odkładamy w nieskończoność. No, bo kiedy, skoro mamy każdego dnia tyle działań. W tej kwestii ważne są dwie sprawy.

Pierwsza dotyczy tego, że niewiele możemy zrobić, będąc przemęczonymi, sfrustrowanymi, czy na ostatku sił. Podejmujemy się działania, ale nie jest ono efektywne. Nie jesteśmy robotami, potrzebujemy odreagowania, zresetowania się. Jeśli taki stan będzie się pogłębiał, będzie tylko gorzej i może to skutkować nie tylko na naszym zdrowiu fizycznym, ale również psychicznym.

Druga kwestia dotyczy posiadania kogoś, kto będzie taką „przypominajką”. Ja taką osobę mam w pobliżu i zawsze, gdy zapominam o śnie, mówię, że nie mam czasu na spotkanie ze znajomymi, ona jak mantra powtarza „ostrzenie piły” i stawia mnie do pionu :)

Pożeracze czasu

W XXI wieku mamy ich całe mnóstwo! Facebook, telefon, seriale, SMS-y, Twitter, czy Pudelek. Wchodzimy „tylko na chwilę”, „na minutkę”, a pozostajemy tam dobrych kilka godzin. Odciąga nas to od działania, nauki, pracy. Brzmi znajomo? Nie mówię, że takie „przerwy” nie są potrzebne, aby umysł mógł na chwilę się oderwać, czy nabrać dystansu, by za chwilę ze zdwojoną siłą mógł wrócić do zadań. Nie może być jednak tak, że ćwiartka czwarta matrycy czasu przeważa i warunkuje nasze życie. Aby to zmienić ustal sobie czas, jaki poświęcasz na takie działania. Ustaw budzik, który zaalarmuje Cię, że już czas zająć się pracą. Wyłącz Messengera, naucz się sprawdzać Facebooka 2 razy dziennie. Przyzwyczaj się małymi krokami do nowej sytuacji, aż sama wejdzie Ci w nawyk. Jak mówi Brian Tracy:

Początek każdego przyzwyczajenia jest jak niewidzialna nitka, ale za każdym razem, gdy powtarzamy czynność, dodajemy kolejne włókna, aż otrzymamy grubą linię, która nieodwracalnie łączy nasze myśli i działania.

Spróbuj. Zobaczysz po jakimś czasie, jak wiele masz czasu na inne przyjemności, jak choćby spotkanie ze znajomymi. Przekonasz się, że Twoje myśli zaprząta już nie to, kto co napisał na Facebooku, a co Ty możesz zrobić dla siebie i swojego rozwoju.

Reasumując

Nauka planowania i okiełznania czasu, jaki został nam dany, nie jest łatwa. Wymaga determinacji
i uwagi, zanim wejdzie nam w nawyk. Wiem jednak, że takie działanie opłaca się i ma niewspółmierne korzyści. Każdy z nas ma do wykorzystania taką samą dobę. To od nas zależy, w jaki sposób dany czas nam upłynie. Nie odkładajmy tej nauki na później. Niech kierują nami słowa Ashe:

Zacznij tam, gdzie jesteś. Użyj tego, co masz. Zrób to, co możesz.